Copilot & Co.: Die KI, die schon in deiner Software steckt.
Der einfachste Einstieg in KI ist oft die Software, die ohnehin im Haus ist. Bürosoftware, ERP, CRM und Shopsysteme bringen KI-Funktionen mit. Wer sie gut einführt, bringt KI schnell in den Alltag.
Im Mittelstand ist KI noch kein Alltag: 20 Prozent der mittelständischen Unternehmen setzen sie ein. Am weitesten verbreitet sind einfach nutzbare Anwendungen wie die Erzeugung von Text (14 Prozent) und die Texterkennung (10 Prozent).1 Genau diese Funktionen stecken heute in vielen Werkzeugen, die Unternehmen schon nutzen.
Nutzt du die KI, die deine Software schon mitbringt?
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Bevor ein neues Werkzeug dazukommt, lohnt der Blick auf das, was schon da ist. Oft reichen die vorhandenen Lizenzen für den Anfang.
Typische Orte für eingebaute KI:
- Bürosoftware wie Microsoft 365 mit Copilot oder Google Workspace mit Gemini: E-Mails, Protokolle, Präsentationen, Auswertungen
- ERP und Buchhaltung: Belege lesen, Daten abgleichen, Auffälligkeiten melden
- CRM und Marketing: Texte, Segmente und Zusammenfassungen von Kundenkontakten
- Shopsysteme: Produkttexte, Übersetzungen und Suchfunktionen
Für das Backoffice zeigt die Herausforderung Backoffice automatisieren konkrete Beispiele. Welche Fälle zuerst kommen, ordnet die Herausforderung KI-Anwendungsfälle richtig priorisieren ein.
Was vor der Einführung stimmen muss
Eingebaute KI hält sich an die bestehenden Berechtigungen. Microsoft beschreibt das für Copilot so: Er arbeitet mit den Rechten der jeweiligen Person, und Eingaben, Antworten und Daten werden nicht zum Training der Basismodelle genutzt.2 Daraus folgt eine wichtige Aufgabe: Wer heute auf zu viele Ordner zugreifen darf, findet über die KI auch mehr. Berechtigungen und Ablage aufzuräumen gehört deshalb an den Anfang.
So gelingt die Einführung:
- Berechtigungen und Ablage prüfen, bevor die KI darauf zugreift
- Mit einer Pilotgruppe aus verschiedenen Bereichen starten statt mit allen Lizenzen auf einmal
- Regeln festlegen und erklären, welche Daten verarbeitet werden
- Nutzung und Wirkung messen, etwa gesparte Zeit je Woche, und danach ausweiten
Die Regeln dafür gehören in die KI-Richtlinie. Damit die Pilotgruppe mehr macht als E-Mails umzuformulieren, braucht es Übung an echten Aufgaben, wie sie die Herausforderung KI-Kompetenz aufbauen und nachweisen beschreibt.
Preise und Lizenzmodelle der Anbieter ändern sich häufig. Welche Variante zu welchem Team passt, entscheidet sich deshalb am besten an den Aufgaben, nicht an der Liste der Funktionen.
Wo es hakt
Erst 20 Prozent der Mittelständler setzen KI ein. Dabei steckt sie oft schon in Bürosoftware, ERP, CRM und Shop.
Was vorher stimmen muss
Aufgeräumte Berechtigungen und Ablage, klare Regeln für Daten und eine Pilotgruppe, die Wirkung misst.
Wie advise einordnet
Wir klären mit dir, welche KI in deiner Software schon steckt, welche Teams zuerst starten und woran du die Wirkung misst.
Der erste Schritt
Eine Liste der vorhandenen Software mit ihren KI-Funktionen und eine Pilotgruppe aus drei, vier Bereichen.
Wo stehst du bei diesem Thema?
Häufige Fragen zu Copilot & Co.
Reicht Copilot als Einstieg in KI?
Für viele Unternehmen ist eingebaute KI wie Microsoft 365 Copilot oder Gemini in Google Workspace ein guter Einstieg, weil sie in vertrauten Werkzeugen arbeitet. Sie deckt aber nicht alles ab. Für Aufgaben mit eigenem Wissen oder besonderen Abläufen kommen später gezielte Ergänzungen dazu, etwa eigene KI-Assistenten.
Ist Microsoft Copilot datenschutzkonform?
Microsoft sagt zu, dass Eingaben, Antworten und Unternehmensdaten in Microsoft 365 Copilot nicht zum Training der Basismodelle genutzt werden, und regelt die Verarbeitung in einem Vertrag zur Datenverarbeitung. Ob das für dein Unternehmen reicht, hängt von deinen Daten und Verträgen ab. Das solltest du mit Fachleuten für Datenschutz prüfen.
Was muss vor der Einführung von Copilot passieren?
Vor allem ein Blick auf Berechtigungen und Ablage, denn die KI findet alles, worauf eine Person Zugriff hat. Dazu kommen klare Regeln, eine Pilotgruppe und eine Kennzahl, an der die Wirkung gemessen wird.
Sollte man alle Mitarbeitenden gleich mit Lizenzen ausstatten?
Meist nicht. Eine Pilotgruppe aus mehreren Bereichen zeigt schneller, wo die KI wirklich Zeit spart. Danach werden Lizenzen gezielt dort vergeben, wo der Nutzen belegt ist.
Alles zum Thema KI im Unternehmen: So hängen die Seiten zusammen.
Wo stehst du?
Herausforderungen
Was kann deine Software schon?
Wenn du die KI in deiner vorhandenen Software gut einführen willst, lohnt der gemeinsame Blick. Schreib uns kurz, worum es geht — wir melden uns persönlich.
Danke.
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- 1KfW Research: Meldung vom 29.07.2026 zu KI im Mittelstand (KfW Research Fokus Volkswirtschaft Nr. 554): 20 % der mittelständischen Unternehmen setzen KI ein; am häufigsten Erzeugung natürlicher Sprache (14 %) und Texterkennung (10 %). Quelle ansehen ↗
- 2Microsoft Learn: Enterprise Data Protection in Microsoft 365 Copilot und Microsoft 365 Copilot Chat, Abruf 26.10.2026: Eingaben, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden nicht zum Training von Basismodellen verwendet; Copilot respektiert Identitätsmodell und Berechtigungen; Verarbeitung nach dem Microsoft Products and Services Data Protection Addendum. Quelle ansehen ↗